Conditions générales pour les activités de formation

1. Champ d'application

Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») s'appliquent pour toutes les prestations du département Formation de l’Association des établissements cantonaux d'assurance incendie (ci-après « AEAI »), en particulier pour celles mentionnées ci-après (art. 1.1 et suivants). La déclaration de protection des données figurant sur les différentes pages Internet de l’AEAI s'applique pour la consultation des pages en question. En cas de recours à l'une des prestations mentionnées ci-après via le site Internet de l’AEAI, les deux dispositions s’appliquent de manière cumulative.

1.1 Manifestations

L’AEAI propose des formations de base et des formations continues ainsi que des conférences (ci-après toutes désignées sous le terme générique « manifestations ») dans le domaine de la prévention des incendies et de la prévention des dommages éléments naturels. Le contenu ainsi que les modalités d’organisation ou de participation sont déterminés en fonction du descriptif publié pour la manifestation concernée sur https://www.vkfausbildung.ch.

L’AEAI se réserve le droit de modifier le contenu, le lieu et/ou la durée d’une manifestation pour des raisons didactiques ou autres, avant ou pendant la manifestation.

Les participants ayant assisté à au moins 80 % de la formation concernée reçoivent une attestation de participation.

1.2 Examens

L’AEAI propose des examens de certification et des examens fédéraux (ci-après tous désignés sous le terme générique « examens ») dans le domaine de la prévention des incendies et de la prévention des dommages dus aux éléments naturels. Le contenu ainsi que les modalités d’organisation ou de participation sont déterminés en fonction du règlement d’examen et de la directive applicables. En cas de contradiction entre les CG et le règlement d’examen ou la directive, ces derniers priment.

1.3 Répertoire des personnes spécialisées

L’AEAI publie en ligne un répertoire des personnes titulaires d’un certificat valable (ci-après le « répertoire des personnes spécialisées »). Les conditions d'ajout, de modification ou de suppression d’une entrée au répertoire des personnes spécialisées découlent du règlement d’examen ou la directive de l'examen permettant l’obtention du certificat concerné.

2 Frais

2.1 Dispositions générales

Les frais pour les prestations de l’AEAI doivent être payés à l'avance. En cas de retard de paiement, l’AEAI peut refuser ou suspendre la prestation. Pour les manifestations, le participant pourra notamment se voir refuser une attestation de participation.

L’inscription orale ou écrite à une manifestation ou à un examen engage au paiement des frais correspondants. Le non-paiement des frais n’est pas considéré comme une désinscription.

2.2 Manifestations

2.2.1 Non-participation

Les frais pour une manifestation sont exigibles en intégralité même en cas de non-participation ou de participation partielle à la manifestation en question.

Un retrait de l’inscription dans les délais donne droit à une réduction des frais de cours selon les conditions suivantes :

  • Jusqu’à 60 jours avant le début du cours sans frais
  • Jusqu’à 20 jours avant le début du cours 50 % des frais de participation

Jusqu’à 20 jours avant le début du cours, les participants à une manifestation ont aussi la possibilité de désigner une personne pour les remplacer. Ce nouveau participant devra dans tous les cas répondre aux exigences requises par l’AEAI pour participer à la manifestation concernée.

Les annulations d’inscription et les changements de participant nécessitent la forme écrite pour être valables (par courrier ou par e-mail).

2.2.2 Matériel didactique et autres dépenses

Les frais de cours comprennent uniquement les coûts du matériel didactique mentionné et les autres dépenses expressément signalées dans le descriptif publié de la manifestation.

3 Inscription

Si le nombre de personnes inscrites à une manifestation ou à un examen dépasse le nombre de places disponibles, l’AEAI se réserve le droit de refuser des inscriptions. Les inscriptions sont prises en compte dans l’ordre d’arrivée ou selon d’autres critères pertinents.

4 Annulation

L’AEAI peut annuler une manifestation ou un examen jusqu’à 60 jours avant la date prévue, sans indication de motif et avec remboursement intégral des frais de cours.

L’AEAI peut aussi renoncer à organiser une manifestation ou un examen pour des raisons qui ne lui sont pas imputables (inaccessibilité a posteriori des locaux déjà réservés, maladie/décès d’un intervenant, etc.), avec remboursement intégral des frais.

5 Déclaration de protection des données

5.1 Responsabilité

L’Association des établissements cantonaux d'assurance incendie est responsable du traitement des données personnelles dans le cadre du contrat qui sous-tend les présentes CG, sauf indication contraire dans un cas particulier. Pour toute demande relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l'adresse datenschutz(at)vkg.ch ou par courrier postal à : Association des établissements cantonaux d'assurance incendie incendie, Service juridique, Bundesgasse 20, 3001 Berne.

5.2 Collecte et traitement des données personnelles

Pour l'organisation de ses prestations, l’AEAI collecte des données personnelles des clients (ci-après « données clients »). Sauf demande contraire expresse du client, seules sont collectées les données personnelles servant à la prestation souhaitée.

La collecte des données peut avoir lieu :

  • via des formulaires d’inscription au format analogique ou numérique pour les prestations de l’AEAI (par ex. nom, date de naissance) ;
  • dans le cadre de la manifestation ou de l’examen convenu (par ex. réponses à l'examen, feed-back personnel) ;
  • dans le cadre de l’interaction du client avec son compte client (par ex. changement d’adresse, inscription à une manifestation) ;
  • dans le cadre de la communication entre le client et l’AEAI (par ex. adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse IP) ;
  • dans le cadre de transactions financières (par ex. lors d’un échange avec la banque).

5.3 Finalité et bases légales du traitement des données

5.3.1 Exécution du contrat / Encaissement

En principe (à l'exception des points mentionnés ci-après), l’AEAI traite les données clients seulement pour l'exécution du contrat, l’encaissement en lien avec le contrat et les éventuels litiges juridiques résultant des cas précités.

L’AEAI ne transmet pas de données clients à des tiers à des fins d'enrichissement (pour elle ou des tiers). Elle ne vend notamment en aucun cas des données clients. Les cas dans lesquels l’AEAI laisse des tiers prendre connaissance des données clients sont énoncés de manière exhaustive dans les articles suivants.

5.3.2 Compte client

Les données clients sont stockées de manière centralisée par l’AEAI dans une solution informatique prévue à cet effet. Aucune analyse des données clients à des fins de profilage n’a lieu dans ce contexte. Outre l’utilisation en soutien aux activités de back office, la solution informatique sert surtout à améliorer la convivialité en offrant aux clients un point de contact centralisé pour communiquer avec l’AEAI (par ex. pour les questions, les inscriptions ou la correction de leurs propres données clients).

5.3.3 Répertoire des personnes spécialisées

Les personnes titulaires d’un certificat de l’AEAI ont le droit (mais sans obligation) de figurer dans le répertoire des personnes spécialisées de l’AEAI. Le répertoire est accessible en ligne au public. L'entrée relative à une personne comprend :

  • le nom complet de la personne concernée ;
  • son canton de domicile ou, en cas de domicile à l’étranger, le pays (mais pas l'adresse) ;
  • le titre et le numéro du certificat ou des certificats concerné/s et sa/leur durée de validité.

L'option payante PREMIUM permet aux personnes spécialisées inscrites au répertoire d'ajouter sous leur profil une ou plusieurs des indications suivantes :

  • adresse e-mail ;
  • numéro de téléphone ;
  • site Internet ;
  • adresse professionnelle.

Il est en tout temps possible de s’opposer au traitement de données personnelles au sens de cet article. L’AEAI supprimera alors les données concernées du répertoire des personnes spécialisées. Une opposition au traitement des données ne peut pas servir à contourner les délais de résiliation d'un contrat de prestations. Tout montant découlant d'une obligation financière de la part du client reste dû.

5.3.4 Autres utilisations à caractère personnel

Avec l'accord préalable du client, les données clients peuvent aussi être utilisées pour informer le client au sujet d'autres prestations de l’AEAI. À la même condition, les données clients peuvent être utilisées pour mener occasionnellement des enquêtes à des fins statistiques.

Avec l’accord préalable du client également, l’AEAI peut, à partir des données clients collectées pour une manifestation, générer des listes de classes ou de destinataires d’e-mails et les mettre à la disposition des orateurs et/ou des étudiants de la même manifestation pour faciliter la communication entre ces personnes.

Il est en tout temps possible de s’opposer au traitement de données personnelles au sens de cet article.

5.3.5 Évaluations statistiques

Les données clients peuvent être utilisées par l’AEAI pour effectuer des évaluations statistiques. L'AEAI ne procède à ces évaluations que si le résultat est anonymisé et qu’il n’est donc plus possible de remonter à une personne à partir du résultat.

5.3.6 Traitement de données prescrit par la loi

Les obligations de traitement et de conservation de données prescrites par la loi priment sur la présente déclaration de protection des données. L’AEAI traite des données clients (y c. conservation et transmission à des tiers) en particulier si elle y est obligée par la loi ou par une décision administrative, par ex. en raison de l’obligation d’établir une comptabilité ou dans le cadre d’une enquête pénale.

5.3.7 Révisions

Les accréditations et certifications multiples de l'AEAI constituent une base essentielle sur le fond comme sur la forme d'une grande partie des prestations proposées. Les accréditations et les certifications sont fondées sur des révisions régulières effectuées par l’organisme d’accréditation ou de certification. Dans le cadre de l'examen de certains processus, il est indispensable que cet organisme ait accès à des données clients. La consultation de ces données ne poursuit aucun autre but et reste limitée à un contrôle par sondage.

5.4 Étendue du traitement des données

5.4.1 Traitement sur des supports médiatiques

Le client accepte que l’AEAI traite des données clients au format électronique et en particulier que la communication entre les parties contractantes puisse avoir également lieu via Internet ou via d'autres canaux numériques. En raison de la structure de ces médias, il est dans certains cas impossible d’empêcher que des tiers prennent connaissance de données clients, bien que l’AEAI prenne toutes les mesures qui lui semblent proportionnées pour empêcher un tel accès.

5.4.2 Traitement par des collaborateurs tiers

L’AEAI peut faire appel à des tiers pour le traitement des données clients et dans le cadre d’accréditations et de certifications. Dans ce cas, elle garantit contractuellement que le tiers traite les données clients exclusivement au sens des prescriptions légales, de la présente déclaration de protection des données et en aucun cas dans son propre intérêt (ou celui d’un tiers). L’AEAI se réserve en particulier le droit de traiter les données clients sur des serveurs de prestataires spécialisés (« cloud »).

5.4.3 Étendue géographique

Les données clients sont en principe traitées exclusivement par l’AEAI ou par des tiers mandatés en Suisse. Quand ce n’est pas le cas, l’AEAI prend toutes les mesures contractuelles qui lui semblent appropriées afin de garantir que les dispositions du droit suisse concernant la protection des données soient intégralement respectées.

En cas de traitement des données via Internet, il est néanmoins envisageable qu’une connexion passe toutefois par l'étranger entre le point de départ et le point d'arrivée en Suisse, sans l’intervention active ni le souhait des parties impliquées. Le client l'accepte explicitement.

5.5 Vos droits en tant que personne concernée par le traitement de données

Les articles suivants indiquent vos droits quand vos données sont traitées, et notamment stockées, par l’AEAI. Veuillez noter qu’ils sont présentés de manière simplifiée pour des raisons d'accessibilité. Leur contenu complet est fondé sur les bases légales applicables (loi fédérale sur la protection des données, éventuellement Règlement européen sur la protection des données), si les droits statués ici ne vont pas au-delà.

5.5.1 Rectification

L’AEAI s’efforce de rectifier les données clients erronées. Les clients peuvent signaler en tout temps à l’AEAI (ausbildung(at)vkg.ch) les données clients qu’ils considèrent comme erronées. L’AEAI examine les signalements et effectue les corrections le cas échéant. Les clients ont aussi la possibilité de rectifier eux-mêmes certaines données clients directement via leur compte client.

5.5.2 Destruction

L’AEAI détruit les données clients quand elle n’en a plus besoin, à savoir quand la prestation convenue a été fournie et que tous les délais de prescription liés sont échus.

Sur demande du client, l’AEAI peut aussi détruire les données clients plus tôt si :

  • elles ne sont plus nécessaires aux fins desquelles elles ont été collectées ou
  • elles ont été traitées (et stockées) avec l'accord du client et il n’existe aucune autre base légale justifiant leur utilisation.

Cette disposition ne s'applique pas

  • si les données clients sont nécessaires à l'AEAI pour remplir une obligation légale ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique, dont elle est investie ;
  • en cas de motifs d’intérêt public en matière de santé publique ;
  • en cas de traitement à des fins d’archivage,  scientifiques, historiques, statistiques ou de recherches relevant de l'intérêt public et si la suppression des données est susceptible d'empêcher ou d'entraver sérieusement  ces finalités ou
  • si l’AEAI a besoin des données clients pour faire valoir, exercer ou défendre des prétentions juridiques.

Si l’AEAI ne répond pas à une demande de suppression pour l'une de ces raisons, elle limite le traitement des données clients concernées aux finalités qui s’opposent à leur suppression.

Pour garantir la sécurité des données clients, l’AEAI les enregistre régulièrement sous forme de sauvegardes. Même pour les systèmes de sauvegarde qui, de par leur conception, ne permettent pas de traiter les données individuelles sans affecter l'ensemble de la sauvegarde, les données clients ne sont pas supprimées individuellement. L’AEAI s'engage en lieu et place à n’utiliser en aucun cas les données clients concernées sur la sauvegarde jusqu’à leur destruction (écrasement cyclique ou dépassement de la durée de vie du média) et à les effacer à nouveau immédiatement du système productif en cas d’éventuelle restauration de la sauvegarde.

5.5.3 Autres droits

Le client a le droit

  • d’exiger des informations sur les données clients que l’AEAI traite le concernant ;
  • d'obtenir les données à caractère personnel le concernant, et qu’il a mises à la disposition de l’AEAI, dans un format structuré courant et lisible par ordinateur et de les transmettre à un tiers ou les faire transmettre à un tiers par l’AEAI si ces données sont conservées au format numérique par l’AEAI (« portabilité des données »). Le client ne dispose pas de ce droit si le traitement des données est nécessaire dans le cadre de l'exécution d'une mission d’intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique, dont est investi le responsable ;
  • dans la mesure où la loi prévoit la possibilité de se plaindre auprès d’une autorité de surveillance.

6 Droits de propriété intellectuelle

Le matériel utilisé par l’AEAI dans le cadre de manifestations ou d'examens, comme les manuscrits, les exercices ou les plans d'examen, sont protégés par les droits de propriété intellectuelle, en particulier le droit d'auteur. Toute utilisation en dehors du cadre de la manifestation ou de l'examen concerné requiert l’autorisation préalable écrite de l’AEAI ou du titulaire des droits.

7 Responsabilité

L’AEAI assume une responsabilité illimitée pour tout acte intentionnel ou négligence grave. Par contre, l’AEAI n’assume aucune responsabilité en cas de négligence légère, de dommage direct ou indirect, de dommage subséquent ou de gain non réalisé, d’économies non réalisées, de dommage lié à l'annulation ou au report de manifestations ou de toute action ou omission de personnes auxiliaires, dans le cadre contractuel ou hors de celui-ci. L’AEAI n'assume aucune responsabilité non plus dans les cas de force majeure ou de décision administrative.

8 Modifications des conditions générales pour les activités de formation

L’AEAI peut en tout temps modifier de manière unilatérale les présentes conditions générales ainsi que les frais. Elle effectue les modifications dans un délai d'au moins 30 jours après en avoir informé le client. Pendant la même période, le client dispose d'un droit de résiliation unilatéral. Une absence de résiliation dans ce cas est considérée comme une acceptation des nouvelles conditions générales. Si le client résilie dans les temps sur cette base, il a droit au remboursement d’éventuels frais payés pour la prestation concernée, au pro rata temporis.

Font exception à cette règle les manifestations et examens, à partir de 30 jours avant la fin du délai d’inscription. Jusqu’à la fin des prestations convenues, la version des conditions générales en vigueur au moment de la conclusion du contrat s'applique pour ces services.

Le présent art. 8 ne s'applique pas si des dispositions de droit administratif contraires s’y opposent.

9 Droit applicable et for juridique

Le droit applicable exclusif est le droit matériel suisse. Le for juridique est à Berne si aucun autre for juridique impératif ne s’y oppose selon le code de procédure civile suisse.